Menedžment

Pri svojem delu se srečujete tudi s predstavitvami vsebin sodelavcem, gostom ali nadrejenim.  Pri pripravi predstavitev si najpogosteje pomagamo s programskim orodjem Microsoft PowerPoint. PowerPoint je v prvi vrsti orodje, ki vam pomaga pripraviti vsebinsko bogate in vizualno privlačne predstavitve. Hkrati je dovolj prilagodljiv, da lahko sprejme zelo različne tipe vsebin (slike, grafe, besedila, tabele …). V predstavitvah se uporabljajo vedno kratka in jasna sporočila v obliki naslovov, podnaslovov ali naštetega besedila. Zelo uporabne so tudi slike, grafikoni in tabele, ki jih brez težav izdelate ali prilepite iz drugih pripomočkov. Za konec določite še animacijo za prehode med diapozitivi in morebitno animiranje vsebine. V podjetjih se pogosto za predstavitve uporabljajo vnaprej pripravljene predloge, ki so v skladu s celovito grafično podobo podjetja (barve, logotip). V tem primeru uporabite tovrstno predlogo in se lotite priprave vsebine. 

POGAJANJA so način, kako dobiti, kar želimo!

Pogajanja so proces, v katerem se aktivno soočajo interesi dveh ali več strank z namenom poiskati rešitve, ki navadno ustvarja koristi za vse vključene. Gre za dvosmerno komunikacijo, v kateri skušamo doseči dogovor. Prvi pogoj uspešnih pogajanj je poznavanje in sprejemanje dejanskega položaja oz. razmer, ki jih je nemogoče ali zelo težko spremeniti. V zadnjih letih je poklic poslovne sekretarke po zahtevnosti dela izjemno napredoval. Poslovna sekretarka je desna roka menedžerja, je hram vseh pomembnih informacij, je  povezovalni člen med zaposlenimi in vodjo, neredko pa tudi psihologinja, ki posluša notranje stiske in probleme sodelavcev. Najbolj se kaže pomembnost tega delovnega mesta, ko je poslovna sekretarka odsotna. Samozavestna poslovna sekretarka tako obvlada tudi veščine pogajanj in »vzame vajeti v svoje roke«, bodisi da zasede bolje ovrednoteno delovno mesto, pridobi boljši položaj, poišče drugo službo, izboljša partnerski odnos ali zgolj učinkoviteje argumentira svoja stališča. 

Kaj je motivacija? Dobro je, da razumemo pojem motivacija v pravem smislu. Velikokrat se v praksi namreč pojavlja mnenje, da je tisti, ki potrebuje motivacijo, enostavno len in se torej pomanjkanje motivacije enači z lenobo. 

1. Neprijaznost do sodelavcev: stranke ponavadi ogovarjamo s »Spoštovani gospod Sok«, sodelavcu pa pošljemo sporočilo: »Mesečno poročilo o prodaji mi pošlji do 10. ure.« V drugem sporočilu manjkajo vsaj nagovor: »Pozdravljena, Tanja«, beseda »prosim« in pozdrav z navedbo imena pošiljatelja.

2. Prekratka ali predolga sporočila. Prekratka sporočila so lahko nejasna, predvsem pa pogosto poslabšujejo odnose in s tem vzdušje na delovnem mestu. 

V mnogih podjetjih so med nalogami poslovnih sekretark tudi nekatera dela, ki so povezana z računovodstvom, oziroma je med njihovimi delovnimi obveznostmi tudi sodelovanje z računovodskimi delavci v lastnem podjetju ali z delavci v računovodskem servisu. Mnoge poslovne sekretarke morajo opraviti pripravljalna dela ter obdelati knjigovodsko in poslovno dokumentacijo, preden jo predajo v obdelavo in evidentiranje, kar opravijo računovodske službe oz. računovodski servisi.

Skladno z zakonom je delavec dolžan svoje delo opravljati vestno, v času in kraju, ki je določen za izvajanje dela v pogodbi o zaposlitvi, upoštevaje organizacijo dela pri delodajalcu, pri čemer mora upoštevati delodajalčeva navodila, spoštovati predpise o varnosti in zdravju pri delu, obveščati delodajalca o bistvenih okoliščinah, ki vplivajo oz. bi lahko vplivala ne izpolnjevanje njegovih obveznosti, ali o nevarnostih, ki jih zazna pri delu. Vzdržati se mora vseh ravnanj, ki škodujejo ali bi lahko škodovala poslovnim interesom delodajalca, varovati mora poslovne skrivnosti ter ne sme opravljati konkurenčne dejavnosti. Kakršno koli ravnanje, ki ni v skladu z navedenim, predstavlja kršitev pogodbenih obveznosti oz. obveznosti iz delovnega razmerja, za kar je lahko delavec disciplinsko sankcioniran ali pa se mu redno ali izredno odpove pogodba o zaposlitvi iz krivdnega razloga.

Poslovno darilo predstavlja pozornost za poslovnega partnerja, zahvalo za sodelovanje, dobrodošlico gostu, je odraz potrditve in krepitve medsebojnih odnosov. Poslovna darila so eden od številnih poslovnih prijemov negovanja dobrih poslovnih odnosov. Poslovno darilo mora biti vpeto v poslanstvo podjetja, ki ga podarja. Pri izbiri poslovnih daril se lahko prepustimo lastni iniciativi ali najamemo posebno agencijo, ki nam bo izoblikovala strategijo poslovnih daril (tudi reklamnih daril). Darila so lahko komercialna, ali izvirna in ekskluzivna. Poslovnim partnerjem, s katerimi imamo posebej dobre poslovne odnose, ali že kar zasebne odnose, bomo podarili še posebej skrbno izbrano darilo. Upoštevali bomo hobije izbranca, njegove želje in interese. Zato je treba že med letom zapisovati opažanja pri poslovnih partnerjih. 

V vsakem poklicu lahko kontrola kakovosti in njeno izboljšanje povečata našo dodano vrednost in s tem izboljšata naš konkurenčni položaj na trgu dela ter zaposlitve. Ko bomo v želji in potrebi po čim boljši kakovosti (doseganje odličnosti) pridobili dodatna znanja in reference, bomo bolj konkurenčni na trgu in s tem bomo tudi lahko iztržili svoja dodatna znanja ter reference (boljše plačano delovno mesto, možnost honorarnega dela, zamenjava službe …).

Tako kot podpis na koncu navadnega pisma, lahko na konec elektronskega sporočila dodate tudi e-poštni podpis. Vendar pa podpisi v e-poštnem svetu ponujajo veliko več možnosti kot podpisi v navadnih pismih. Podpisi imajo lahko različne funkcije in puščajo različne vtise, ki ustrezajo vrsti vašega dopisovanja. Verjetno želite biti neuradni, ko pošiljate e-pošto svojim prijateljem in družini, ter bolj uradni, če gre za poslovno dopisovanje. 

Pri uresničevanju načrtov in sprememb je zelo pomembno, da imate jasno postavljene cilje, za katere si prizadevate, in da ste osredotočeni. Ustrezno razporejanje časa in energije pomeni, da delate učinkovito ter preudarno. Če želite pametno razporediti čas, morate vedeti, čemu ga namenjate.